Aspekte der Organisation der Gremienarbeit

Die ganzheitliche und professionelle Organisation der Gremienarbeit verschafft dem Unternehmen auf vielfältige Weise direkte Mehrwerte und stärkt die Wettbewerbssituation. Hier stehen fünf zentrale Aspekte der Gremienarbeit im Mittelpunkt:

1) Die Entscheidungsfindung und -umsetzung
Gremien müssen bei der Entscheidungsfindung unterschiedliche Perspektiven und Kenntnisse zusammenbringen. Eine effiziente und hochwertige Gremienarbeit ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung, bei der Risiken und Chancen umfassend berücksichtigt werden (Business Judgement Rule). Hierbei ist – neben der Besetzung und Weiterbildung der Gremien – eine geeignete Struktur- und Prozessorganisation von besonderer Bedeutung. Auch in Drucksituationen muss eine hohe Qualität der Beschlussfassungen sichergestellt werden. Nur so können Risiken für das Unternehmen und ihre Stakeholder reduziert bzw. mitigiert und die Nutzung von Chancen optimiert werden. Von besonderer Bedeutung ist - nach der Entscheidungsfindung - auch die Umsetzung der Entscheidung. Hier entstehen Risiken, dass eine gute Gremienentscheidung in der Umsetzung nicht die gewünschte Wirkung entfaltet. Die Gründe hierfür können vielfältig sein (bspw. Kommunikationsschwierigkeiten, Widerstand gegen Veränderungen, Unzureichende Ressourcen, mangelnde Überwachung und Kontrolle oder externe Faktoren).

2) Compliance, Regulierung und Aufsicht
Banken sind einem umfangreichen rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Rahmen unterworfen. Gremien, wie der Vorstand und der Aufsichtsrat, tragen die Verantwortung dafür, dass die Banken die geltenden Gesetze, Vorschriften und ethischen Standards einhalten. Eine effektive Gremienarbeit gewährleistet eine angemessene Überwachung der Einhaltung dieser Vorgaben und hilft, rechtliche und regulatorische Risiken zu minimieren. Gleichzeitig ist die effiziente und effektive Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden notwendig, um Maßnahmen (bspw. Kapitalaufschläge) zu vermeiden oder zumindest zu minimieren.

3) Die strategische Ausrichtung
Gremien spielen eine entscheidende Rolle bei der Festlegung der langfristigen strategischen Ausrichtung des Instituts. Durch die Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichts-/Verwaltungsrat können klare Ziele definiert und die Umsetzung von Strategien überwacht werden. Eine effiziente Gremienarbeit ermöglicht eine zielgerichtete Vorgehensweise, um Wachstum und Rentabilität zu fördern und langfristigen Erfolg sicherzustellen. Die Zusammenarbeitsmodelle und Arbeitsweisen der Gremien müssen regelmäßig und effektiv reflektiert und optimiert werden. Störungen in der Gremienarbeit wirken sich direkt negativ auf die Entwicklung des Instituts aus und ruft die Bankenaufsicht auf den Plan.

4) Die Reputation
Die Grundlage der Geschäftstätigkeit des Instituts sind das Vertrauen ihrer Kunden, Investoren, Mitarbeitenden und der Bankenaufsicht. Eine hochwertige Gremienarbeit kann dazu beitragen, das Ansehen der Bank zu wahren und das Vertrauen der Stakeholder zu stärken. Transparente Entscheidungsprozesse, eine angemessene Governance-Struktur und eine wirksame Kontrolle tragen zur Schaffung eines positiven Images bei und stärken die Glaubwürdigkeit des Instituts in der Öffentlichkeit.

Board Facilitation als ganzheitlicher Ansatz

Board Facilitation betrachtet die Gremienarbeit als Ganzes. Das ist bedeutsam, um die Zusammenarbeit der Gremien untereinander sowie die Arbeit mit den einzelnen Stabsfunktionen und Organisationseinheiten optimal zu gestalten. Erst durch ein ganzheitliches Verständnis in der Analyse, Optimierung und Umsetzung der Gremienarbeit können Lösungen realisiert werden, die effizient und gleichzeitig qualitativ hochwertig sind. Besondere Bedeutung haben die folgenden Aspekte:

Optimierte Zusammenarbeit
Gremienmitglieder haben unterschiedliche Fachkenntnisse und Hintergründe. Die Gremienarbeit muss das Gremium als Ganzes verstehen, um die individuellen Stärken und Expertisen der Mitglieder zu nutzen und ein umfassendes Verständnis für komplexe Themen zu entwickeln. Durch geeignete Zusammenarbeitsmodelle können Gremien zu besseren Ergebnissen gelangen und fundiertere Entscheidungen treffen. Auch die Art der Zusammenarbeit zwischen den Gremien (bspw. Aufsichtsrat und Ausschüsse oder Aufsichtsrat und Vorstand) hat eine enorme Auswirkung auf die Qualität der Entscheidungen und damit auf den Unternehmenserfolg. Hier spielen Kommunikation und Informationsaustausch, klare Rollen und Verantwortlichkeiten, Kompetenz und Vielfalt sowie Schulung und Weiterbildung für das Zusammenarbeitsmodell eine große Rolle.

Vermeidung von Fragmentierung
Gremieninhalte und Beschlussvorlagen werden i.d.R. von Experten aus einem spezifischen fachlichen Betrachtungswinkel erstellt. Dies kann zu einer Fragmentierung in der Beschlussfassung führen, die die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den Fachthemen vernachlässigt. Es besteht die Gefahr von inkonsistenten Entscheidungen, ineffektiver Arbeitsweise oder Konflikten. Indem die Gremienarbeit als Ganzes betrachtet wird, kann diese Fragmentierung überwunden werden. So können die Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Themen erkannt werden. Es wird sichergestellt, dass die strategischen Entscheidungen kohärent und auf die Gesamtvision der Organisation ausgerichtet sind und entsprechend umgesetzt werden. Ähnliches gilt für die Umsetzung der Entscheidungen. Auch hier geht es um die ganzheitliche Betrachtung. Zum einen muss hier der Prozess aus Entscheidungsfindung, -umsetzung und -kontrolle als ganzheitlicher Prozess betrachtet werden, um Risiken zu begegnen, dass eine gute Gremienentscheidung in der Umsetzung nicht die gewünschte Wirkung entfaltet (horizontale Betrachtung). Andererseits muss auch die Umsetzung im Kontext der Situation des Instituts und seiner internen und externen Einflüsse sowie Ressourcenallokation ganzheitlich betrachtet werden, um Abhängigkeiten, Synergien und Effizienzvorteile berücksichtigen zu können (vertikale Betrachtung).  Insgesamt ist es entscheidend, einen integrativen Ansatz für die Entscheidungsfindung und deren Umsetzung zu verfolgen. Dies erfordert klare Kommunikation, Beteiligung relevanter Stakeholder, Bereitstellung von Ressourcen und regelmäßige Überprüfung und Anpassung.

Effizienz- und Qualitätsmanagement kombinieren
Gremienarbeit ist sehr zeitaufwendig, insbesondere wenn viele Fach- und Sonderthemen behandelt werden müssen. Durch eine ganzheitliche Betrachtung der Gremienarbeit können Doppelarbeit und Redundanzen vermieden werden. Gleichzeitig findet Gremienarbeit oft in Drucksituationen statt. Aufgrund der hohen Bedeutung der Entscheidungen muss auch in diesen Phasen eine hohe Qualität sichergestellt werden. Die ganzheitliche Betrachtung und moderne Organisation der Gremienprozesse (bspw. unter Verwendung von Ansätzen aus Scrum- oder Lean-Konzepten) sorgt für schnelle, effiziente Prozesse. Gezielte Standardisierungen ermöglichen zusätzlich fehlerfreie Abläufe auch in Drucksituationen.

Fokussierung und Subsidiarität
Gremienarbeit muss sich fokussieren, insbesondere auf die Strategie- und Risikoarbeit. Für Entscheidungen, die nicht Gegenstand der Gremienarbeit sein sollten, sind die Organisationsstrukturen unterhalb der Gremien verantwortlich. Hier muss die Vorarbeit geleistet werden, um die Gremien in die Lage zu versetzen, sich in angemessener Weise mit allen relevanten internen und externen Faktoren befassen zu können, die der Gremien-Beschlussfassung zugrunde liegen müssen. Die Organisation dieser Zusammenarbeit erfordert eine ganzheitliche Betrachtung der Gremienarbeit, inklusive der zuarbeitenden Einheiten.

Begriff Facilitator: Ein Facilitator, zu Deutsch "Ermöglicher" oder "Unterstützer" ist eine Person, die anderen Menschen, einer Gruppe oder einer Organisation hilft, ihre Ziele zu erreichen, ohne selbst parteiisch zu sein. Ein Facilitator versteht sich primär als Unterstützer, um den Mandanten zu befähigen und nicht nur zu beraten. Weitere Informationen zu Facilitation finden Sie u.a. bei der International Association of Facilitators (IAF).